【民間事業者･全業種】日本版DBSの認定申請、ナメてかかると痛い目を見る？提出書類の「量」と求められる「管理体制」のリアル

前回は、日本版DBS認定が民間事業者にとっても「実質義務」になる理由をお伝えしました。

「よし、それなら認定を取ろう。役所に書類を出せばいいんだろう？」

開業届や簡単な変更届のような感覚で考えているとしたら、その認識は改めた方がよいかもしれません。 こども家庭庁が公表しているガイドラインを読み解くと、認定申請は「許認可申請」と同等、あるいはそれ以上に厳格な審査が行われることが予想されます。

今回は、いざ申請しようとした事業者が直面する「膨大な書類の量」と、教室内に求められる「物理的な管理体制」について、専門家の視点から解説します。

---

ただの形式作業ではない。必要となる添付書類の「量」と「質」

認定を受けるためには、単に申請書を書くだけでなく、以下のような添付書類（法定書類）を完璧に揃える必要があります。

1. 定款の写し
   • ここが最初の関門です。法人の場合、定款の「事業目的」に、認定対象となる事業（学習塾経営など）が明記されている必要があります。もし古い定款のままで記載がなければ、株主総会を開いて定款変更を行い、法務局で登記変更もしなければなりません。
2. 登記事項証明書（履歴事項全部証明書）
   • 発行から3ヶ月以内の原本が必要です。
3. 役員全員の「誓約書」
   • 役員に欠格事由（過去の性犯罪歴や禁錮以上の刑など）がないことを誓約する書類です。非常勤役員も含め全員分が必要です。
4. 事業の詳細を説明する資料（パンフレットやカリキュラム等）」や「事業の実態を証明する資料」
   • 「継続的に事業を行えるか」という経営基盤も審査対象です。
5. 児童対象性暴力等防止規程
   • 国が定める基準を満たした社内ルールブックです。（※これだけで数十ページに及ぶことも）

これら全ての書類において、住所の一字一句、法人名の表記がズレているだけで、「補正（やり直し）」を命じられます。行政手続きに慣れていない方が、一度でパスするのは至難の業です。

犯歴データは「金庫」で守れ？

書類以上にハードルが高いのが、事務所の「物理的な環境整備」です。日本版DBSで扱う「性犯罪歴の確認結果」は、個人情報保護法における「要配慮個人情報」の中でも、最もセンシティブな情報です。

そのため、認定事業者には以下のような「安全管理措置」が求められます。

• 鍵付きキャビネットの設置: 犯歴データ（紙）や同意書を保管する場所は、施錠管理が必須です。
• アクセス権限の限定: データを扱うパソコンにはパスワードをかけ、担当者（責任者）以外がアクセスできないように制限する必要があります。
• 区域管理: 誰でも入れるオープンスペースで重要書類を広げることは許されません。

「うちはワンルームの事務所だから…」という言い訳は通用しません。場合によっては、パーティションの設置や鍵付き書庫の購入など、オフィス環境のレイアウト変更まで必要になるのです。

認定を取っただけでは終わらない「報告義務」

苦労して認定を取った後も、安心はできません。
日本版DBS認定事業者には、毎年の「定期報告」が義務付けられます。

• 過去1年間の照会実績
• 体制に変更がないかの報告
• 万が一、情報漏えい事故が起きた場合の即時報告

さらに、行政庁による「立入検査」の権限も規定されています。
もしずさんな管理が発覚して「認定取り消し」となれば、その事実は公表され、教室の信頼は地に落ちてしまいます。

---

まとめ：その手間、プロに任せて「授業」に集中しませんか？

ご覧いただいた通り、日本版DBSの認定取得は、「安全」というブランドを手に入れるための一大プロジェクトです。

• 法務局での登記確認
• 就業規則や規程の作成
• オフィスのセキュリティ対策

これらを、日々の授業や教室運営の合間に、経営者様お一人でこなすことは現実的でしょうか？ 書類の不備で何度も役所と往復する時間は、時給換算すれば大きな損失です。

当事務所では、これらの面倒な行政手続きをまるごと代行し、最短ルートで認定取得をサポートします。 まずは「自社の今の環境で認定が取れるか」、無料診断から始めてみませんか？